En los últimos años, los operadores de gasoductos y oleoductos han llevado a cabo más actividades de acercamiento que nunca: más cartas, más reuniones, más notificaciones. Pero tras el último ciclo de revisiones de la API RP 1162 y la PHMSA, surge una pregunta más difícil de responder: ¿puede usted demostrar que todo ese esfuerzo realmente funcionó?

Esa pregunta está redefiniendo lo que significa el "cumplimiento" para los programas de sensibilización pública y de relacionamiento con grupos de interés. Los organismos reguladores ya no se conforman con la simple confirmación de que se realizó el acercamiento. Exigen evidencia de que este modificó comportamientos, de que llegó al público correcto y de que está respaldado por un registro defendible, no por una carpeta de archivos PDF.

Precisamente por eso Irth diseñó su solución de Administración de tierras y grupos de interés (SLM, por sus siglas en inglés): para fortalecer ese cumplimiento normativo. En lugar de funcionar como una herramienta de comunicación más, actúa como la capa de inteligencia de relacionamiento que sustenta su programa de prevención de daños y cumplimiento normativo, convirtiendo automáticamente el trabajo de acercamiento que su equipo ya realiza en un registro listo para auditoría. A continuación, le explicamos cómo, función por función.

1. Integración con 811 / prevención de daños

Referencia regulatoria: 49 CFR §195.1185, prevención de daños por excavación a lo largo de corredores HLL 

La actividad de excavación cerca de su corredor puede cotejarse con los registros de relacionamiento con grupos de interés. Los excavadores que trabajan con frecuencia cerca de un corredor, especialmente cerca de una HCA o de un límite de clase de ubicación, quedan señalados para recibir acercamiento directo y sesiones informativas de seguridad, transformando así la prevención de daños de una gestión pasiva de solicitudes de localización a una gestión activa de relaciones con la comunidad de contratistas. 

Conecte su plataforma de grupos de interés con un sistema de detección 811 o una integración de prevención de daños para obtener una visión más completa de la actividad de excavación cerca de sus activos.

2. Registro de interacciones y pista de auditoría

Referencia regulatoria: 49 CFR §192.616 / §195.440, preparación para auditorías del Programa de Sensibilización Pública 

Cada visita a un propietario de tierras, cada llamada telefónica, cada carta de notificación y cada reunión pública queda registrada con fecha y hora en el momento en que ocurre. En lugar de entregarle a un inspector una pila de hojas de cálculo e hilos de correo electrónico, su equipo puede generar un historial de relacionamiento completo y consultable, filtrable por segmento, rango de fechas o requisito regulatorio, sin invertir una sola hora en preparativos de último momento antes de la auditoría.

3. Mapeo de parcelas mediante SIG y alertas de cambio de clase de ubicación

Referencia regulatoria: 49 CFR §192.1162, identificación de cambios de clase de ubicación y reactivación del relacionamiento

Cuando la clase de ubicación de un segmento cambia debido a un desarrollo cercano, los operadores están obligados a responder y a documentar con qué partes interesadas se relacionaron como resultado. La solución de Irth vincula espacialmente cada registro de grupos de interés con el trazado del gasoducto u oleoducto, de modo que, cuando cambia un límite de clase de ubicación, el sistema identifica automáticamente a todos los propietarios de tierras afectados e inicia el flujo de trabajo de reactivación del relacionamiento. Sin necesidad de cotejar manualmente mapas de parcelas con listas de contactos, y sin que ningún hogar quede excluido.

4. Administración del ciclo de vida del propietario de tierras

Referencia regulatoria: §192.1162, cumplimiento de servidumbres / §195.1185, gestión de relaciones a lo largo del corredor 

Un corredor principal de gasoducto u oleoducto puede abarcar miles de parcelas, y las relaciones con los propietarios de tierras suelen prolongarse más allá de las personas que firmaron originalmente la servidumbre. La plataforma estructura esa relación en un ciclo de vida definido, desde el contacto inicial hasta el monitoreo continuo, de modo que los compromisos adquiridos durante la negociación (restauración de cercas, drenaje, compensación por cultivos) se les da seguimiento hasta su cumplimiento, sin perderse cuando una parcela cambia de dueño. Los compromisos incumplidos son una de las causas más frecuentes de quejas comunitarias, por lo que este componente es tan relevante para las relaciones como para el cumplimiento normativo. 

5. Seguimiento del relacionamiento con personal de respuesta a emergencias y funcionarios de gobierno

Referencia regulatoria: 49 CFR §192.615 / §195.402, requisitos de enlace para la respuesta a emergencias 

Los departamentos de bomberos, los LEPC (comités locales de planificación de emergencias) y los gestores de emergencias del condado requieren un enlace continuo, no un contacto puntual. La solución de Irth da seguimiento a este acercamiento por distrito de bomberos o jurisdicción, y señala cualquier jurisdicción que aún no haya sido contactada, antes de que se convierta en un hallazgo de auditoría. 

Lo mismo aplica a los funcionarios electos y designados, quienes cambian en cada ciclo electoral. En lugar de dar seguimiento manual a quién ocupa determinado cargo, la plataforma superpone la Base de Datos de Oficiales del Gobierno de EE. UU. sobre su registro de grupos de interés, cubriendo a funcionarios federales, estatales y locales. Los nuevos funcionarios se agregan automáticamente una vez certificados los resultados, y los funcionarios salientes se desactivan en lugar de eliminarse, de modo que su historial de relacionamiento se mantenga íntegro y auditable.

6. Registro de grupos de interés en HCA

Referencia regulatoria: §192.903 / §195.452, obligaciones de relacionamiento en Áreas de Alta Consecuencia (HCA) 

Las escuelas, los hospitales y las organizaciones comunitarias ubicadas dentro de Áreas de Alta Consecuencia tienen derecho a un relacionamiento más frecuente y detallado que el ofrecido al público en general. Estas áreas pueden definirse directamente sobre un mapa, lo que facilita identificar rápidamente qué grupos de interés se encuentran dentro de ellas. También es posible configurar un monitoreo para que, si la postura o el sentimiento de un grupo de interés cambia al revisarse una evaluación, se alerte al personal, ayudando a garantizar que las obligaciones de relacionamiento intensificado no se pasen por alto a medida que evolucionan las condiciones en torno a su corredor.

7. Gestión de quejas

Referencia regulatoria: inspecciones de la PHMSA originadas por quejas 

Las inquietudes comunitarias sin resolver son una de las causas más comunes de inspecciones sorpresa. La plataforma estructura cada queja según un ciclo de vida definido (recepción, acuse de recibo, investigación, resolución y cierre con aprendizajes), y da seguimiento según indicadores de tiempo de resolución y antigüedad. Una comunidad que recibe una respuesta pronta y respetuosa rara vez escala su inquietud a una queja regulatoria.

En resumen

Ninguna de estas siete funciones exige una tarea independiente de "generación de informes de cumplimiento" que se agregue a la carga de trabajo de su equipo. Cada una genera su propia pista de auditoría como resultado natural del relacionamiento que su equipo ya lleva a cabo, lo que significa que el registro se construye por sí solo, mientras su equipo se mantiene enfocado en las relaciones que realmente reducen el riesgo.

¿Desea ver cómo la solución de relacionamiento con grupos de interés de Irth se ajusta a su programa?